COSTOS Y PRESUPUESTO                     MARQUEZ PARIENTE - AUCCASI ROJAS

COSTOS Y PRESUPUESTO

Lic . Enf.  Sol Marquez Pariente- Ex Enfermera Docente de Sanidad Naval Lic. Enf. Esp. Marcelino Auccasi Rojas - Ex Enfermero Jefe del Servicio de Enfermería Centro Quirúrgico del Hospital Nacional Hipólito Unanue

1.1 ¿QUE SIGNIFICA EL CONCEPTO DE COSTOS  Y PRESUPUESTOS?

Definitivamente costos implica  el momento de medirlo y costear los servicios que se ofertan o por ofertar  en función de la producción de servicios establecidos en una institución.  En cambio los presupuestos proporcionan a los administradores /gerentes información esencial sobre los gastos proyectados y el ingreso asociado con  las actividades planeadas, con ello los administradores saben si todas las actividades planeadas cuentan con apoyo financiero, o si requiere obtener más ingresos o  es necesario reducir costos. A continuación nos sumergiremos en el mundo de costos y presupuestos, esperamos alcanzarle  algunas ideas de trabajo. Costos económicos: Los costos económicos de producir un servicio, equivale al costo de oportunidad que se deja de comprar o de todos los recursos usados. En términos cuantitativos, los costos económicos equivalen al producto del "precio" y la "cantidad "de insumos, agregados para todos y cada uno de los insumos usados. Debido a que el costo económico refleja el costo atribuido a la sociedad de producir un servicio en términos de oportunidades perdidas (costo de oportunidad), el "precio" asignado a cada insumo debería reflejar este costo. Si un Puesto de Salud brinda atención gracias a los servicios voluntarios de un promotor, el costo económico del tiempo del promotor es igual a lo que él estaría percibiendo en e mercado privado por dar servicios similares. Costos financieros Equivale a los desembolso presupuestarios (gastos) asociados con el servicio, ejemplo de arriba, el promotor es quien dona sus servicios, el costo financiero asociado al tiempo del promotor es igual a cero. Los costos financieros constituyen la información más usada actualmente en los establecimientos, estos no serán iguales a los costos económicos, típicamente cuando los recursos o los insumos son donados. Costos de recursos Es el recurso necesario para producir un producto dado. Los gastos presupuestarios y oficiales son comúnmente usados para medir costos, pero estos pueden ser una estimación errónea de los recursos realmente necesarios. La información de gastos no siempre expresa qué cosas están realmente compradas. El personal no asiste al servicio, este es un "gasto" realizado por el establecimiento, sin embargo, no es un recurso que haya sido usado en la producción de servicios. Los recursos son necesarios para producir una actividad específica.

1.2 ¿ POR QUÉ MEDIR COSTOS EN ESTABLECIMIENTOS DE PRIMER NIVEL?

Hay  dos razones:   - Comprender cómo se están utilizando los recursos para producir servicios y la segunda es, que actualmente el MINSA está evaluando mecanismos de financiamiento a establecimientos diferentes a los presupuestos históricos, por ejemplo el pago por atención, por persona o diagnóstico. En este contexto los establecimientos necesitan conocer cuánto les cuesta producir un servicio o atender a una persona.

1.3 ¿COMO MEDIR COSTOS EN LOS ESTABLECIMIENTOS DE PRIMER NIVEL?

La situación actual es que los establecimientos no disponen de información para este propósito, por lo que se sugiere realizar estimaciones de costos prospectivas, iniciando el proceso con una etapa de planificación del recojo de información como veremos en el siguiente punto. Medir costos de los establecimientos de primer nivel puede combinar el uso de información de presupuestos, con ajustes apropiados de acuerdo al registro estadístico de uso de recursos y de producción que el establecimiento decida mantener. Esto implica iniciar sistemas de control financiero y administrativo así como de monitores de costos en el desempeño del establecimiento. La dificultad para obtener buenos estimados de costos dependerá de la disponibilidad de información y de la escala de análisis correspondiente. La estimación de costos de manera prospectiva permite identificar previamente las necesidades de información de acuerdo a la escala de análisis o nivel de desagregación que se decida. Para comenzar el establecimiento puede considerar prudente medir costos de manera más agregada, con lo cual gane experiencia y disponga de mayor tiempo para identificar mejor las necesidades de desagregación útiles y posibles en etapas de estudio sucesivas. A continuación, puede medir costos de manera agregada, y hacer mediciones de costos de recursos en actividades que considere claves en el desempeño del establecimiento. Hay dos niveles de desagregación:

A.- DESAGREGACION  POR SERVICIOS.- Se ha definido unidades de medida para los siete primeros. Para los restante servicios, es difícil definir una unidad de medida y puede mantenerse como información relevante sólo la proporción de costo en el costo total, válido parta las actividades extramurales, considerando que son muy diversas. La desagradación tiene las siguientes ventajas: cada servicio desarrolle en ambientes diferentes y sea fácilmente identificable tanto el personal, la distribución ambiental de materiales, puede facilitar también, la asignación de los costos comunes son los costos por mantenimiento, servicio públicos y otros. Por ejemplo dentro del servicio de internamiento la unidad de medida considerará tanto una estancia por atención de parto como una rehidratación endovenosa por cólera o cualquier otro internamiento.

1.4 ¿QUÉ COSTOS MEDIR?

Reasignar gastos, es aquella relacionada a las asignaciones presupuestales que reciben y a los ingresos que puedan generar. Este recurso monetario financia los costos de personal, materiales y suministros, pago de servicios y mantenimiento, los establecimientos tienen decisión sobre asignaciones para inversión sea adquisición o acumulación de un fondo para la depreciación de bienes de capital, equipo, mobiliario e infraestructura. Se sabe que os costos de personal, materiales y suministros representan en promedio 80% del costo total. En consecuencia, los esfuerzos de medición de costos deberá enfatizar la estimación de los costos de personal, medicamentos, materiales y suministros.

1.5 ¿COMÓ INICIAR EL ESTUDIO?

A.- Comunicar los propósitos y usos del estudio: Personal administrativo y clínico del establecimiento, directores de los niveles administrativos superiores, la decisión de iniciar la experiencia de estimación de costos, exponiendo las razones y la justificación para esta tarea, transmitir el propósito de las razones más importantes por la que el personal del establecimiento debe saber más sobre el costo de los servicios, es la función social que cumplen como responsables en el uso de los recursos para la atención de salud. B.- Involucrar a todo el personal en la etapa crítica de planificar el análisis: La finalidad de valorar la importancia de los miembros del personal como generadores y usuarios de la información, debe formarse un equipo responsable de la conducta del estudio que integre al personal mejor capacitado y/o motivado del establecimiento, es importante que se integre la persona que maneja la parte administrativo - logística del establecimiento . C.- Definir un plan de trabajo con el equipo C.1 El nivel de desagregación del estudio Se puede planear costear una combinación de servicios y actividades más importantes a criterio de los directivos y equipo responsable. Los servicios frecuentemente están asociados a los ambientes físicos con los cuenta el establecimiento. C.2 Las necesidades de información Se sugiere formatos para registrar información de los diferentes recursos para costear servicios. - Personal: Es el recurso más importante en términos de costo, esta información retrospectivamente, a través de entrevistas con el personal o mediante cuestionarios en los cuales es el personal mismo el que recuerda el número de horas dedicadas a cada servicio. Prospectivo análisis de Flujo de Pacientes.  La misma mide la duración del contacto entre el paciente y el personal del establecimiento, puede hacerse basado en el proveedor del servicio, que puede variar desde formatos diarios hasta complejos estudios de tiempo y movimientos, formatos diarios son relativamente baratos. - Materiales, Suministros médicos y medicinas: Información de entrega de materiales por servicio tanto en cantidad como en frecuencia. - Otros bienes y servicios: El gasto en los Servicios Públicos puede recogerse del presupuesto asignado al establecimiento y si se desea mayor precisión se puede mantener un registro mensual de gasto por agua, luz, teléfono y comunicaciones. Los Materiales de limpieza son otro rubro de gasto en el establecimiento se puede evaluar la pertinencia de mantener un registro o usar la información presupuestal para conocer su monto. Finalmente, los gastos que corresponden a los Materiales de Escritorio, pueden recogerse de la información presupuestal asignada para este rubro y/o mantener un registro de gastos. Será conveniente contar con el apoyo de la persona responsable de realizar estos gastos, para determinar correctamente los gastos a registrar. * Producción El registro de la producción del establecimiento se hace en las Hojas del Sistema HIS, (existen también otras estadísticas de servicio). Para superar problemas se subregistro o de disponibilidad consolidada, el equipo debe homogeneizar la forma de registro, asegurarse de mantener copia de la Hoja HIS para la acumulación de información en el establecimiento, coordinar con las instancias superiores para la remisión en el menor tiempo posible la información consolidada. C.3 Los responsables del registro C.4 La periodicidad Los registros deben mantenerse mes a mes para estimar costos semestral o anualmente. C.5 Difusión de resultados La difusión está planteada al interior del establecimiento para mantener el interés y comprometer en las tareas adicionales y en el uso de la información al personal. La difusión de resultados para propósitos de comparación es limitada, porque las condiciones de demanda pueden ser diferentes, el tamaño, ubicación y tiempo de operación del establecimiento diferencias en las actividades extramurales por razones de distancia y demanda o perfil de morbilidad de la población.

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